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Die Vorteile kombinieren

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Von zu Hause aus arbeiten – viele Firmen wollen das auch in Zukunft ermöglichen

Viele Unternehmen und Mitarbeiter wollen über die Pandemie hinaus am Homeoffice festhalten. Jetzt sind Konzepte für hybrides Arbeiten gefragt, die aus den Erfahrungen der vergangenen Monate heraus dauerhafte Lösungen entwickeln.

Stefan Bottler, Ausgabe 11/2021

Helles Ambiente mit hohen Wänden und stilvollen Möbeln auf rund 350 Quadratmetern. Die Geschäftsräume von Mana Coworking in einer Backsteinvilla in München-Schwabing laden zum konzentrierten und kreativen Arbeiten ein. »Seit Herbst 2020 ist die Nachfrage kontinuierlich gestiegen«, berichtet Mana-Gründer Michael Pixis (28). Mit Beginn des zweiten Lockdowns mieteten immer mehr Unternehmen Räume für Mitarbeiter an, die in Schwabing wohnen, ihre Kinder in örtliche Kitas und Schulen bringen oder sich aus anderen Gründen hier regelmäßig aufhalten. »Viele Kunden haben bereits signalisiert, dass sie mein Angebot nach der Pandemie weiterhin nutzen werden«, sagt Pixis. »Ich erwäge eine Expansion mit neuen Räumlichkeiten.

«Der Mana-Gründer möchte mit einem aktuellen Trend wachsen. Viele Unternehmen wollen über die Pandemie hinaus am Homeoffice festhalten und bieten ihren Beschäftigten an, ein oder mehrere Tage in der Woche daheim zu arbeiten. Hybrides beziehungsweise mobiles Arbeiten heißt das Stichwort. Der Arbeitnehmer entscheidet abhängig von beruflichen und privaten Präferenzen, wo er arbeitet; der Arbeitgeber entwickelt Modelle, die auf die individuelle Situation der Beschäftigten Rücksicht nehmen.

Betriebliche und Mitarbeiter-Wünsche abstimmen

Teilen sich die Mitarbeiter im Büro die Arbeitsplätze (Desksharing), können Unternehmen ihre Kosten reduzieren, wenn sie die Büroflächen verkleinern oder weitervermieten. Beschäftigte, die in ihren vier Wänden kein Arbeitszimmer haben, können auf Coworking-Räume in der Umgebung ausweichen.

»Jedes Unternehmen sollte seine hybriden Arbeitswelten nicht nur auf die betrieblichen Prozesse, sondern auch auf die Wünsche der Mitarbeiter abstimmen«, rät Elfriede Kerschl, Leiterin des IHK-Referats Fachkräfte, Weiterbildung, Frauen in der Wirtschaft. Wie Umfragen zeigen, wollen viele Arbeitnehmer auf Homeoffice in Zukunft nicht mehr verzichten.

Herausforderung hybride Besprechungen

Die Stadtwerke München (SWM) GmbH zum Beispiel befragte via Intranet Beschäftigte, die in ihren vier Wänden arbeiten können. Ergebnis: Die meisten von ihnen wünschen bis zu drei Tage Homeoffice vorzugsweise am Montag und Freitag und nennen als größte Vorteile wegfallende Pendlerverkehre, bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf, ein ruhiges Arbeitsumfeld und flexiblere Arbeitszeiten. Andererseits legen die Befragten großen Wert auf persönliche Kontakte mit ihren Arbeitskollegen. »Viele betrachten hybride Besprechungen als wichtige Herausforderung für die Zukunft«, sagt Oliver Plank (49), SWM-Leiter Personalmanagement und Service. Wenn Meetings anstehen, müssen Mitarbeiter im Homeoffice immer per Videokommunikation zugeschaltet werden. Das erfordert sorgfältige Abstimmungen, welche Kollegen wann mobil arbeiten dürfen.

Die Stadtwerke streben Homeoffice-Regelungen auf der untersten Ebene an. Jeder Mitarbeiter muss mit den Kollegen seines Teams absprechen, an welchen Tagen er nicht ins Büro kommt. Die Teams selbst werden innerhalb der einzelnen Fachgebiete gebildet und bestehen aus fünf bis 30 Beschäftigten.

Allerdings kann die SWM inklusive ihrer Töchter MVG (öffentlicher Nahverkehr) und M-Net (Telekommunikation) ausschließlich Büromitarbeitern ein solches Angebot machen. Wer als Servicetechniker oder Fahrer operative Aufgaben in der Energieversorgung oder im Nahverkehr übernimmt, kann das nicht vom Homeoffice aus tun. Das trifft auf etwa zwei Drittel der Beschäftigten zu.

Beispiel: 63 Büroarbeitsplätzen für 100 Mitarbeiter

Völlig anders ist die Situation bei der Stadtsparkasse München (SSKM). Für die weitaus meisten Mitarbeiter ist mobiles Arbeiten längst eine Selbstverständlichkeit geworden. Jetzt arbeitet das Geldinstitut an einem neuen Arbeitsplatzkonzept, das die bisherigen Erfahrungen zu einer zukunftsweisenden Arbeitswelt bündeln soll. »Wir planen für die Zukunft mit 63 Büroarbeitsplätzen für 100 Mitarbeiter«, sagt Projektleiter Moritz Segers (47). Viele Mitarbeiter müssen also mobil arbeiten, wenn sie nicht gerade Urlaub haben oder krankgeschrieben sind.

Segers kalkuliert, dass die meisten Kollegen ein bis zwei Tage in der Woche im Homeoffice sind. »Die Entscheidung hierüber trifft jeder Mitarbeiter in Eigenverantwortung zusammen mit seiner Führungskraft«, sagt der ausgebildete Architekt. Er muss unter anderem auf eine stabile Netzinfrastruktur und eine vertrauliche Arbeitsumgebung achten. Näheres regelt eine Betriebsvereinbarung. Ausdrücklich bezeichnet Segers »interne Mobilität« als festen Bestandteil des Konzepts. Wenn Kollegen im Haus unterwegs sind, können sie kurzfristige Arbeiten per Desksharing erledigen oder sich hierfür in besondere Arbeitsecken zurückziehen.

Analyse für längerfristige Lösung

Solche Lösungen zeigen laut IHK-Expertin Kerschl, dass jeder Arbeitgeber eigene Lösungen für eine hybride Arbeitswelt entwickeln sollte. Was sich in Coronazeiten durchgesetzt hat, muss nicht unbedingt für die Zukunft sinnvoll sein. »Jedes Unternehmen muss seine Innovationsfähigkeit bewahren und sollte die Veränderungen der letzten Monate dahingehend analysieren, was lediglich einer Notsituation geschuldet war und was als längerfristige Lösung sinnvoll ist«, so Kerschl.

Viele Firmen streben eine hybride Lösung an: »Im Homeoffice können wir anstehende Aufgaben konzentriert abarbeiten«, zieht Maximilian Balbach (35), CEO der crossvertise GmbH, Bilanz für das 50-köpfige Team der Münchner Werbeagentur. »Für die Entwicklung von kreativen Konzepten müssen wir uns jedoch persönlich austauschen.« Weil der Austausch permanent während der Arbeit stattfindet, sind auch hybride Meetings kein überzeugender Ersatz.

Absprachen abteilungsweise

»Ein bis zwei Tage in der Woche soll jeder Mitarbeiter ins Büro kommen«, sagt Balbach. An diesen Tagen wollen die crossvertise-Kreativen vor allem neue Werbeideen entwickeln. Ansonsten variieren die Wünsche von Abteilung zu Abteilung. Während die Softwareentwickler ihre Büropräsenz auf gemeinsame Meetings beschränken können, legen die Sales-Mitarbeiter auf kontinuierlichen Austausch Wert. Balbach: »In der Gruppe motivieren sich die Mitglieder dieses Teams besonders gut.«

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