Büro, total digital

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Die E-Rechnung kommt: Ab 2027 müssen Unternehmen Businessgeschäfte digital abrechnen. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) hilft dabei – und hat zudem noch weitere Vorteile.

Von Stefan Bottler, 02/2024

Warum sollen kleine Unternehmen gerade jetzt in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) investieren? Marktkenner geben eine klare Antwort. „Mit DMS hat jedes Unternehmen einen digitalen Rechnungseingang und erfüllt die Anforderungen der E-Rechnungsverordnung“, sagte Alexander Steiss (61), Technikvorstand des Softwareunternehmens Docunout GmbH, Nürnberg, unlängst bei einer Veranstaltung der IHK. Spätestens ab 2027 schreibt der Gesetzgeber eine E-Rechnungspflicht für alle Produkte und Dienstleistungen vor, die Unternehmen untereinander, also B2B, abrechnen. „Per E-Mail versandte Rechnungen im PDF-Format erfüllen diese Anforderung nicht“, betont Steiss. Die Unternehmen müssen digitale Formate wie XRechnung nutzen.

Vermutlich werden viele Firmen bereits vor 2027 auf digitale Rechnungsformate bestehen. Für ein solches Vorgehen spricht einiges: Mit einem DMS können Rechnungen schneller versandt, empfangen und verarbeitet werden. Das vermeidet Fehler, spart Papier und reduziert Kosten. Auch für Verträge, Personalakten, Lieferscheine, E-Mail-Verkehre und weitere Schriftstücke, die archiviert werden, ist ein DMS sinnvoll.

Nachhaltiger Arbeiten mit DMS

Einer Fujitsu-Studie zufolge senken Unternehmen, die konsequent in Digitalisierung investieren, ihre Kosten um bis zu 20 Prozent. Ohne DMS ist das nicht möglich. „Wer in ein solches System investiert, arbeitet insgesamt nachhaltiger“, versichert IHK-Expertin Corinna Bruder. „DMS erleichtert den gesamten Büroalltag und macht Homeoffice möglich.“ Auf digitale Dokumente können Beschäftigte auch vom eigenen Schreibtisch aus zugreifen.

Solche Erfahrungen machte auch Kaspar Communications. 2020 begann die Freisinger Werbeagentur, die 25 Mitarbeitende hat, ihre Papierunterlagen einzuscannen und Rechnungen inklusive Zahlungsvorgängen digital zu erfassen sowie zu kontrollieren. Anschließend realisierte die Agentur digitale Personalakten für die Beschäftigten. „Heute erfasst unsere Lösung den gesamten Workflow unserer Arbeitsprojekte“, freut sich Agenturchef Michi Kasper. Mit DMS sei endlich „Ordnung ins Haus“ gekommen.

Feste User zu Beginn

DMS muss nicht teuer sein. Mit Software as a Service (SaaS)-Lösungen – können Anwender auf Rechenzentren-Applikationen zurückgreifen und müssen keine eigenen Systeme installieren. Werner Obholzer (56), Leiter Business Solutions der DMS-Lösung Pvup der Print Vision AG in Freising, empfiehlt für den Einstieg fest definierte User. Wenn zwei Personen, beispielsweise der Unternehmer und ein Beschäftigter oder zwei Beschäftigte, Zugriff auf das DMS haben, liegen die monatlichen Kosten inklusive einer Basisgebühr höchstens bei 100 bis 150 Euro. „Da eingespielte Arbeitsprozesse verändert werden, muss der Unternehmer für Akzeptanz im Team sorgen“, so der Experte.

Wenn mit der Erfassung von Rechnungen der Einstieg gelungen ist, folgt erfahrungsgemäß das „Weiterwachsen in neue Prozesse“. Am Ende ist jeder bislang papierne Vorgang digitalisiert. Dann sollte geprüft werden, ob die vorhandenen Zugriffsrechte ausreichen.

IHK-Info: Digitalisierung und E-Rechnung

Die IHK informiert auf ihrer Homepage ausführlich rund ums Thema Digitalisierung von Prozessen und zu den neuen Vorgaben der elektronischen Rechnung