Ganz neuer Blickwinkel

Thorsten Jochim ©

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Als Digiscouts setzen Auszubildende eigenständig Digitalisierungsprozesse in ihren Unternehmen um. Zwei Beispiele aus der Praxis zeigen, auf welche Weise Firmen und Azubis von dem Projekt profitieren.

Sabine Hölper, Ausgabe 07/2021

Die Distanz ist stattlich: 170 Meter waren Dokumente in der MIPM GmbH unterwegs, bis sie endgültig abgelegt werden konnten. Drei Azubis des Mammendorfer Medizintechnikherstellers konnten den Weg drastisch auf 37 Meter verkürzen, das ist nicht einmal ein Viertel der früheren Strecke. Gelungen ist ihnen dies durch die Digitalisierung des Dokumentenmanagements.

Seither wandern Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen nicht mehr in Papierform durchs Haus, sondern werden mithilfe einer Software verwaltet. Das vereinfacht die internen Abläufe – und als Nebeneffekt wird durch den geringeren Verbrauch an Papier auch noch die Umwelt geschützt.

Die im vergangenen Jahr umgesetzte Verbesserung fand im Rahmen des Projekts Digiscouts statt. Bei diesem Projekt suchen Auszubildende in ihrem Unternehmen nach Digitalisierungsmöglichkeiten und setzen diese anschließend eigenverantwortlich, aber mithilfe von Experten um.

14 Unternehmen schon dabei

Entwickelt wurde das Konzept vom RKW Kompetenzzentrum in Eschborn, das Bundeswirtschaftsministerium fördert das Projekt. Die IHK für München und Oberbayern beteiligt sich seit Januar 2020 daran. Zum Start waren 14 Unternehmen mit insgesamt 48 Azubis dabei. Sechs Monate lang haben sie digitale Lösungen entwickelt, die Abläufe effizienter, schneller, kundenfreundlicher oder wirtschaftlicher machen.

»Viele Unternehmen sind auf dem Weg ins Digitale, sehen sich aber vor einigen Herausforderungen«, sagt Corinna Bruder, bei der IHK zuständig für Digitalisierung. Vor allem mangelnde digitale Kompetenzen und fehlende Ressourcen seien die Bremser. »Hier greift das Projekt Digiscouts, das Berufsausbildung und Digitalisierung in der betrieblichen Praxis zusammenbringt«, sagt die Expertin.

Die Vorteile:

• Unternehmen mobilisieren ihre Auszubildenden, die als Digital Natives entsprechende Impulse einbringen können, um neue Lösungen zu entwickeln. Das führt zu verbesserten Abläufen und nutzt Kunden sowie Mitarbeitern.
• Das Projekt Digiscouts gestaltet die Ausbildung interessanter, die beteiligten Unternehmen werden damit attraktiver für künftige Fachkräfte.
• Die Azubis bauen ihre digitalen Kompetenzen aus, erfahren mehr über ihren Ausbildungsbetrieb und identifizieren sich noch stärker mit ihm.

Bereichsübergreifende Zusammenarbeit

Auch die Azubis Lukas, Johanna und Hannes hätten sich und ihren Ausbildungsbetrieb MIPM ohne das Projekt nicht so gut kennengelernt. Lukas macht eine Ausbildung zum Groß- und Einzelhandelskaufmann, Johanna ist Auszubildende zur Elektronikerin für Geräte und Systeme, Hannes ist angehender Fachinformatiker. Nun kamen sie erstmals bereichsübergreifend zusammen. Zu dritt kümmerten sie sich um die Digitalisierung des Dokumentenmanagements.

»Mir war dieser Bereich durch meine Ausbildung vertraut«, sagt Lukas (19). Die beiden anderen mussten sich erst einmal in die Prozesse der Auftragsbearbeitung und des Vertragsmanagements einarbeiten. Sie mussten erst einmal verstehen, wie viele Schritte zum Beispiel für eine einzige Auftragsbestätigung nötig sind, bevor sie sich über die Optimierung Gedanken machen konnten.

Durch das Projekt nun Expertenstatus

Irgendwann aber kannten sie die Prozesse in- und auswendig, wurden zu »Experten in der Auftragsbearbeitung und zu Experten im Dokumentenmanagementsystem«. Daher erkennen die drei jungen Leute jetzt auch, dass noch viel mehr Spielraum für die Digitalisierung vorhanden ist. »Wir möchten in Zukunft weitere Projekte umsetzen«, sagt Azubi Lukas.

Auch Andreas Brinkmann (50), Mitglied der Geschäftsleitung der gkk DialogGroup GmbH am Standort München, hält die Idee der Digiscouts für ausbaufähig. Zwei Auszubildende aus dem zweiten Lehrjahr haben in der Agentur für Dialogmarketing den analogen Prozess der Raumbuchung digitalisiert.

Zuvor reservierten die Mitarbeiter Zimmer für Besprechungen oder Konferenzen telefonisch oder schriftlich im Sekretariat. Bei mehreren Räumen in verschiedenen Gebäuden nahm das viel Zeit in Anspruch. Die beiden Azubis erkannten in der Digitalisierung der Raumbuchung einen großen Nutzen für das Unternehmen: eine relevante Zeitersparnis für alle und insbesondere eine starke Entlastung der Kollegen im Sekretariat. Ein weiterer Vorteil: Im gleichen Projekt konnten die Digiscouts die Reservierung von Firmenfahrzeugen von analog auf digital umstellen. Der Prozess wurde ins neue Buchungssystem integriert.

Viele Herausforderungen, neue Blickwinkel

Bis es nach sechs Monaten soweit war, gab es für die jungen Mitarbeiter jedoch viel zu tun. Manches fiel ihnen schwer, da sie es noch nicht gelernt hatten. »Die Erstellung des Kostenvoranschlags war die wohl größte Herausforderung«, sagt Brinkmann. »Die Auszubildenden mussten einen für sie komplett neuen Blickwinkel wählen.« Der erste Kostenvoranschlag fiel wegen mehrerer Ungenauigkeiten denn auch bei der Geschäftsführung durch. Doch nach weiterer interner Recherche und ein bisschen Hilfestellung nahmen die Azubis auch diese Hürde.

Eigenverantwortung übernehmen, reifer werden

Leichter war es für die jungen Digital Natives, ein How-To-Video zu erstellen, das zeigt, wie das neue Tool genutzt werden kann. Zusätzlich schulten die Azubis die Mitarbeiter im Sekretariat. Nicht nur die Agentur für Dialogmarketing hat von der Digitalisierung der Buchungsprozesse profitiert. Laut Brinkmann sind vor allem die beteiligten Azubis Nutznießer. »Sie fungierten als Projektmanager und übernahmen somit direkt Eigenverantwortung«, sagt er. »Dadurch sind sie reifer geworden.«

Drei Pluspunkte - bundesweit erkannt

Mit dieser Einschätzung steht Brinkmann nicht allein da. Laut RKW sind die drei am häufigsten genannten Gründe, warum Unternehmen bei den Digiscouts mitmachen: die Möglichkeit, Auszubildenden eine eigenständige Aufgabe zu geben (65 Prozent), die Chance für Azubis, Projektmanagement-Know-how zu erwerben (64 Prozent), und die Gelegenheit, die sozialen Kompetenzen der jungen Leute zu fördern (53 Prozent).

Neue Runde - mitmachen!

Die IHK München plant, gemeinsam mit dem RKW in der ersten Jahreshälfte 2022 einen weiteren Durchgang der Digiscouts zu organisieren. Interessierte Unternehmen erhalten Informationen dazu über den IHK-Newsletter, der abonniert werden kann unter: www.bihk.de/ihk-news/muenchen – Rubrik »Digitalisierung«

IHK-Service: Digiscouts – was das Projekt erreichen will

1. Durch die Digiscouts-Projekte soll die Digitalisierung in den Unternehmen vorangetrieben werden.
2. Die Azubis sollen die Projekte selbst initiieren und umsetzen.
3. Die Teilnehmenden erproben virtuelle Formen der Zusammenarbeit.
4. Das Projektteam baut zusätzliche digitale und soziale Kompetenzen auf.
5. Das Unternehmen steigert seine Attraktivität als ausbildendes Unternehmen