Mehr als nur Datenspeicherung

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Haben sich mit digitalem Dokumentenmanagement bald erledigt: Aktenstapel aus Papier

Digitale Dokumentenmanagementsysteme speichern nicht einfach nur Daten. Sie bieten viele weitere Möglichkeiten. Wie Kleinunternehmen profitieren können.

Von Josef Stelzer, 07/2024

Die Einsatzmöglichkeiten von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) sind breit gefächert: Rechnungen, Bestellungen oder E-Mails, aber auch Textdokumente, Verträge, Bilder oder Grafikdateien lassen sich mit DMS umfassend digital verwalten, also erstellen und bearbeiten, online bereitstellen, versenden sowie archivieren. „Auch Selbstständige und kleine Unternehmen können davon profitieren und ihren operativen Aufwand reduzieren“, sagt IHK-IT-Experte Daniel Meyer. Denn DMS-Lösungen ermöglichen unter anderem

Workflows, die aufeinander folgende Arbeitsprozesse miteinander verketten und Arbeitsabläufe so deutlich beschleunigen, etwa bei der Auftragsbearbeitung. Auf einen Blick ist erkennbar, wer Änderungen vorgenommen hat, zu welchem Zeitpunkt, und welche Korrekturen durchgeführt wurden;
oder eine gesetzeskonforme, revisionssichere Archivierung, je nach Funktionsumfang der eingesetzten DMS-Lösung.

Renommierte Anbieter favorisieren

Was ist für die Auswahl einer DMS-Software zu beachten? Luise Seidler, Trainerin und Software-Expertin in München, rät: „Man sollte vorab klären, welche Software mit den bereits betrieblich eingesetzten Computerprogrammen kompatibel ist.“ Rositta Beck, Trainerin und Expertin für Büroorganisation und Kommunikationsthemen, Remseck bei Stuttgart, empfiehlt zudem: „Die DMS-Software sollte von einem Anbieter kommen, der im Markt gut eingeführt ist.“ Neben Funktionsumfang und Preis unterscheiden sich die Lösungen in ihren Bereitstellungsarten, etwa als Einzelplatzvarianten oder als cloudbasierte Nutzung per Software-as-a-Service, kurz SaaS. Beck betont: „Dateien und Archive in der Cloud erleichtern die digitale Zusammenarbeit rund um die Uhr.“

Neuer Aspekt: E-Rechnung

Einen neuen Aspekt bei der Entscheidung für oder gegen ein DMS liefert die elektronische Rechnung (siehe auch Artikel „E-Rechnung – leicht gemacht“), deren Empfang ab dem 1. Januar 2025 für inländische B2B-Umsätze verpflichtend ist, wenn sowohl Rechnungsaussteller als auch Rechnungsempfänger im Inland ansässig sind. Ab spätestens 2028 ist auch die elektronische Rechnungstellung Pflicht. Es gilt daher bei den Anbietern vorsorglich zu erfragen, ob E-Rechnungen sich in das Dokumentenmanagementsystem integrieren lassen beziehungsweise, inwieweit Schnittstellen zwischen dem DMS und der eingesetzten Buchhaltungssoftware ermöglicht werden können.

Einstieg über digitale Archivierung

Stichwort Archivierung: Gerade für Kleinunternehmen können zunächst auch einfache digitale Ablagen geeignet sein, um Dateien sicher zu archivieren. Vielfach bewährt haben sich cloudbasierte Speicher, wie sie zahlreiche Dienstleister bereitstellen – bis zu einem bestimmten Datenvolumen häufig auch kostenlos. Sie ermöglichen zum Beispiel

Zeiteinsparungen durch papierloses Arbeiten
Schutz gegen Datenverlust und Diebstahl
Bearbeitung per Internet an praktisch jedem Ort
automatische Datenaktualisierungen.

Gescannte Dokumente lassen sich dort elektronisch speichern und im Handumdrehen wiederfinden. Somit entfällt die zeitraubende Suche nach Unterlagen in klassischen Aktenordnern und Papierarchiven. Mitunter ist es hilfreich, Papierbelege per Smartphone zu fotografieren und die Bilder elektronisch zu archivieren. Seidler unterstreicht: „Ein digitales Archiv kann zugleich auch als Grundlage für ein Dokumentenmanagement dienen.“