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IT-Risiken im Homeoffice vermeiden

Maria Kripova/Adobe Stock ©
Klein, aber gefährlich – USB-Sticks können Schadprogramme enthalten

Beim Arbeiten von zu Hause müssen technische Ausstattung und IT-Sicherheit stimmen. Worauf ist zu achten? Zwei Firmen berichten, plus 9 Tipps.

Josef Stelzer, Ausgabe 02/21

Drei Viertel der Betriebe in Deutschland haben nach einer Umfrage des Münchner ifo Instituts einen Teil ihrer Belegschaft ins Homeoffice geschickt. Knapp 54 Prozent der Unternehmen wollen diese Möglichkeit dauerhaft noch stärker etablieren. Vom heimischen Büro aus nehmen Beschäftigte an Videokonferenzen teil, tauschen Dateien mit der Firmenzentrale, mit Kunden sowie Lieferanten aus oder bearbeiten online Aufträge und Dokumente. Die Technik, die Datensicherheit gewährleistet und die Störungen etwa beim Datenaustausch vermeiden soll, ist dabei ein zentraler Baustein. Zwei Unternehmen mit einiger Homeoffice-Erfahrung berichten, wie sie das Thema angehen.

Ausstattung von der Firma

Die Arbeit im Homeoffice gehört bei der E-Commerce-Agentur NDCom Digital GmbH & Co. KG längst zum Tagesgeschäft. »Schon seit etwa drei Jahren, also lange vor der Coronapandemie, bieten wir unseren Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Aufgaben von ihren heimischen Büros aus zu erledigen«, sagt Thomas Grahammer, Geschäftsführer und Eigentümer der Agentur, die zum Beispiel Lösungen für Onlineshops, Softwareentwicklung oder Webdesign anbietet. Persönliche Treffen und Konferenzen sind in der Firmenzentrale im südostbayerischen Stammham zur seltenen Ausnahme geworden.

»Unser Homeofficesystem hat sich durchwegs gut bewährt und bietet eine Vielzahl von Vorteilen, nicht zuletzt für jene Kollegen, die weit entfernt in anderen Bundesländern, im europäischen Ausland oder in den USA wohnen«, berichtet der 47-jährige Unternehmer. Zudem sinken dank Homeoffice die Risiken einer Coronainfektion erheblich. Ein weiterer Pluspunkt: »Nach unseren Erfahrungen ergeben sich für Betriebe mit entsprechenden Angeboten bei der Rekrutierung von Fachkräften spürbare Vorteile, weil die täglichen Fahrten ins Büro entfallen, überdies verbessert sich die Work-Life-Balance erheblich.«

Angemietet: ausgelagertes Homeoffice

In puncto Ausstattung richtet sich Grahammer nach den Präferenzen seiner Mitarbeiter, etwa bezüglich der Bildschirmgröße oder der Möbel. Auf Wunsch mietet der Firmenchef – gleichsam als ausgelagertes Homeoffice – ein Büro an, falls Beschäftigte zu Hause über keinen geeigneten Raum verfügen. Beispielsweise hat er für einen Mitarbeiter, der außerhalb Berlins wohnt, einen Büroraum im Stadtteil Charlottenburg angemietet.

Für die schnelle und sichere Datenübertragung ins Homeoffice sorgen moderne Breitband-Internetanschlüsse, die Transferraten von mindestens 100 Megabit pro Sekunde bieten. Um die Gefahr von Datenverlusten, Datendiebstahl und anderer Cybercrime-Risiken weitgehend auszuschließen, stellt der Unternehmer seinen Mitarbeitern die komplette IT zur Verfügung. Die Verwendung von Privatgeräten für betriebliche Aufgaben ist untersagt. Gleiches gilt grundsätzlich für alle physikalischen Speichermedien wie etwa USB-Sticks oder CDs.

Cyberattacken und Erpressungen vermeiden

»Es ist sicherer, darauf zu verzichten, zumal sie mitunter Schadprogramme enthalten, die Dateien und ganze Computersysteme infizieren könnten«, so der Firmengründer. Auf diese Weise lassen sich überdies Cyberattacken mit Ransomware eher vermeiden. Diese können ganze Datenspeicher so codieren, dass ein Zugriff nicht mehr möglich ist. Die Erpresser versprechen einen Entschlüsselungscode, nachdem die betroffenen Unternehmen ein Lösegeld per Kryptowährung bezahlt haben.

Während der Internetaktivitäten im Homeoffice sorgen sogenannte Virtual Private Networks, kurz VPN, für den Schutz gegen Hackerangriffe und Datenklau. Diese virtuellen privaten Netzwerke lassen sich im Handumdrehen installieren, auf PC und Notebooks ebenso wie auf Smartphones. »Die Arbeit per VPN-Verbindung klappt auch per Homeoffice zuverlässig und ohne Störungen«, bestätigt der Unternehmer.

Arbeit am privaten Laptop

Für eine andere Lösung hat sich Thomas Kaiser (51), Gründer und Geschäftsführer des Münchner Marketing-Beratungsunternehmens cyberpromote GmbH, entschieden. Er setzt beim Arbeiten per Homeoffice auf Googles kostenlose Browser-Erweiterung Chrome Remote Desktop. »Dabei findet grundsätzlich kein Austausch von Dateien zwischen den Computern im Homeoffice und den Firmenservern statt«, sagt der Firmenchef. Nach der Anmeldung mit einem GoogleKonto und der Eingabe einer PIN wird der Monitor am Firmenarbeitsplatz auf den Bildschirm zu Hause gleichsam gespiegelt. Damit lassen sich per Internetbrowser zu Hause Aufgaben im Grunde so erledigen, als ob man vor dem Bildschirm im Firmenbüro säße.

Von den 20 cyberpromote-Mitarbeitern arbeiten acht im Homeoffice. Die meisten nutzen ihre privaten Laptops und zusätzlich einen größeren Zweitbildschirm. Untersagt ist ihnen das Laden von Smartphones an Computern, um die Verbreitung von Schadprogrammen zu verhindern. Zudem müssen USB-Sticks vor dem Einsatz einen Sicherheitscheck durchlaufen. Damit wird gewährleistet, dass sich auf den Speichersticks keinerlei Schadcode versteckt.

IHK-Service: 9 Tipps, wie der IT-Einsatz im Homeoffice sicher wird

  • IT-Ausstattung, die vom Unternehmen für das Homeoffice bereitgestellt wird, sollte gegenüber privater Hard- und Software den Vorzug erhalten.
  • Für den Einsatz privater Hard- und Software (Bring your own Device/BYOD) sind klare Regelungen ratsam.
  • Firmen sollten eine private Nutzung der zur Verfügung gestellten IT-Ausstattung möglichst ausschließen.
  • Risiken im Hinblick auf die Datensicherheit lassen sich unter anderem durch den Einsatz von Virtual Private Networks (VPN) und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung stark reduzieren.
  • Nutzer sollten Datenträger sichern, zum Beispiel durch Verschlüsselung für den Transport.
  • Den Umgang mit personenbezogenen Daten müssen Unternehmen entsprechend der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regeln.
  • Kontrollen zur Einhaltung der Vorgaben sollten ebenso möglich sein wie »Druckverbote« für bestimmte Daten.
  • Bei Einrichtung von Homeoffice-Arbeitsplätzen kann das Förderprogramm go-digital des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie hilfreich sein. Es erstattet kleinen und mittleren Unternehmen bis zur Hälfte der Kosten einer unterstützenden Beratung durch ein autorisiertes Beratungsunternehmen.
  • Der Digitalbonus unterstützt Unternehmen in Bayern bei der digitalen Transformation. Er gilt für digitale Produkte, Prozesse und Dienstleistungen sowie die IT-Sicherheit und ist bis 31. Dezember 2023 verlängert.

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