Strukturiert ins Homeoffice

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Effizient, familienfreundlich, kostengünstig: Wie Firmen auch nach Corona vom ortsunabhängigen Arbeiten profitieren. So gelingt der Paradigmenwechsel dauerhaft.

Eva Müller-Tauber, Ausgabe 01/21

Mitarbeiter, die hauptsächlich oder ausschließlich von zu Hause aus arbeiten statt in der Firma? Vor der Coronapandemie kam das für viele Unternehmen nicht oder nur im Ausnahmefall in Frage. Jetzt kündigen verschiedene Untersuchungen einen Paradigmenwechsel an. So will einer Studie des Münchner ifo Instituts zufolge knapp über die Hälfte der Unternehmen hierzulande Homeoffice längerfristig und stärker etablieren. »Die Coronakrise könnte einen dauerhaften Schub fürs Homeoffice bedeuten«, sagt Oliver Falck, Leiter des ifo Zentrums für Industrieökonomik und neue Technologien sowie Koautor der Studie.

»Für viele Unternehmen ging die Umstellung mit beträchtlichen Investitionen in digitale Infrastruktur und neue Kommunikationstechnologie einher. Diese Neuorganisation der Arbeit wird aller Wahrscheinlichkeit nach nicht vollständig rückgängig gemacht werden.«

Unternehmensumfrage: Mehr Tätigkeiten eignen sich fürs Homeoffice

Zu einem ähnlichen Ergebnis kommt das Leibniz Zentrum für Europäische Wirtschaftsforschung (ZEW) Mannheim in einer repräsentativen Umfrage vom Juni 2020 unter rund 1.800 Unternehmen der Informationswirtschaft und des verarbeitenden Gewerbes. Demnach haben die coronabedingten Anpassungen der Arbeitsorganisation vielen Unternehmen gezeigt, dass sich mehr Tätigkeiten für die Arbeit im Homeoffice eignen als bislang angenommen.

»Aufgrund der neuen Erfahrungen und Erkenntnisse planen viele Unternehmen, Homeoffice auch nach der Krise intensiver zu nutzen als vor dem Beginn der Coronapandemie«, bestätigt Daniel Erdsiek, ZEW-Wissenschaftler im Forschungsbereich Digitale Ökonomie.

Große Unternehmen wie O2 und Siemens haben bereits angekündigt, Arbeitszeit und Arbeitsort auch künftig weiter zu flexibilisieren. Ebenso schätzen viele kleine und mittlere Betriebe mittlerweile die Vorteile des dezentralen Arbeitens. Zum Beispiel, weil es die Vereinbarkeit von Familie und Beruf verbessert oder Mitarbeiter Aufgaben ungestörter und daher effizienter erledigen.

Hybride Arbeitsmodelle

Gleichwohl gibt es auch kritische Stimmen. So beobachten einige Unternehmen, dass die fehlenden sozialen Kontakte Mitarbeitern in Heimarbeit zu schaffen machen. Auch lassen sich kreativer Austausch und der Transfer von Ideen und Wissen nicht vollständig ins Digitale verlagern. »Es ist daher wahrscheinlicher, dass sich hybride Arbeitsmodelle zwischen Präsenzarbeit und Homeoffice durchsetzen werden. Durch sie lassen sich die Vorzüge von Autonomie und Flexibilität im Homeoffice und die des sozialen Austauschs im Betrieb vereinen«, sagt Jean-Victor Alipour, Koautor der ifo-Studie.

Strukturen schaffen, rechtliche Vorgaben beachten

Um die Vorteile von Homeoffice voll ausschöpfen zu können, müssen Unternehmen entsprechende Strukturen schaffen und einige rechtliche Vorgaben beachten. »Arbeiten im Homeoffice setzt grundsätzlich das Einverständnis des Mitarbeiters voraus, im Arbeitsvertrag oder in einer gesonderten Vereinbarung«, sagt IHK-Arbeitsrechtsexpertin Frauke Kamp. Umgekehrt gibt es keinen Rechtsanspruch des Arbeitnehmers auf Arbeiten in Heimarbeit, auch wenn das derzeit politisch diskutiert wird.

Zusatz zum Arbeitsvertrag abzuschließen

Kamp rät, einen Zusatz zum Arbeitsvertrag abzuschließen, in dem weitere Details geregelt werden können, sofern das Thema nicht schon schriftlich fixiert ist, entweder individuell oder im Rahmen einer kollektiven Regelung (Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag). Diese sollte auch eine Datenschutzklausel enthalten. Denn die Datenschutzvorgaben gelten auch im Homeoffice. Hierfür muss der Arbeitgeber entsprechende Schutzvorkehrungen technischer und organisatorischer Art treffen, indem er etwa eine sichere Datenübertragung über eine verschlüsselte Verbindung ermöglicht.

Datenschutz in mehren Dimensionen

Umgekehrt haben Mitarbeiter eine Mitverantwortung – sie müssen beispielsweise Passwörter sicher verwahren und dürfen Betriebsfremden keinen Einblick in vertrauliche Unterlagen gewähren. Beschäftigte haben selbst ebenfalls einen Anspruch auf Datenschutz. »Der Arbeitgeber darf die Betriebsmittel und auch die jeweilige Arbeitsleistung nur unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Vorschriften kontrollieren«, so IHK-Datenschutzexpertin Julia Franz.

Die Kosten des heimischen Büros etwa für Kommunikation (Telefon/Internet) sowie Büromaterial trägt grundsätzlich der Arbeitgeber. Er stellt zudem in der Regel die Arbeitsgeräte. Es können aber auch abweichende Regelungen getroffen werden. In jedem Fall empfiehlt sich eine klare technische Trennung von privater und beruflicher Nutzung. Ansonsten könnten durch die private Nutzung hervorgerufene Sicherheitsprobleme das Unternehmen tangieren – oder umgekehrt.

Anforderungen an Arbeitsschutz und -sicherheit gelten

Auch im heimischen Büro greift grundsätzlich das Arbeitszeitgesetz. »Bei der Dauer der Arbeitszeit und den Pausen gelten die gesetzlichen Regeln und die Vereinbarungen aus dem Arbeitsvertrag«, erklärt IHK-Expertin Kamp. Außerdem müssen die Anforderungen an Arbeitsschutz und -sicherheit erfüllt werden. »Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, dies zu prüfen und eine Gefährdungsbeurteilung zu erstellen«, so Kamp. Es empfehle sich daher, in einer schriftlichen Vereinbarung zum Homeoffice auch eine Regelung zur Zutrittsberechtigung des Arbeitgebers nach Vorankündigung zu treffen.

Andere Variante: mobiles Arbeiten

Manche Unternehmen entscheiden sich statt für Homeoffice im Sinne eines fest vom Arbeitgeber eingerichteten Arbeitsplatzes für das sogenannte mobile Arbeiten. Denn für das mobile Arbeiten gilt die Arbeitsstättenverordnung nicht. »Aber gerade mit Blick auf das Thema Arbeitsschutz ist auch mobile Arbeit kein rechtsfreier Raum, schließlich besteht auch hier die Grundpflicht, die Beschäftigten vor gesundheitlichen Gefahren und vermeidbaren Belastungen zu schützen«, betont Arbeitsrechtsexpertin Kamp.

»Eine ungeregelte mobile Arbeit etwa an einem nicht ergonomisch eingerichteten Arbeitsplatz führt mitunter schneller zu gesundheitlichen Beschwerden – und das kann nicht im Sinne des Arbeitgebers sein, der leistungsfähige und motivierte Mitarbeiter braucht«, ergänzt IHK-Gesundheitsreferentin Gabriele Lüke. Insofern sei es sinnvoll, auch das betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) auf Home- und Mobile-Worker auszudehnen.

Führungskräfte mit besonderer Rolle

Eine besondere Rolle kommt beim Homeoffice außerdem den Führungskräften im Betrieb zu. Sie müssen den Dialog mit ihren Mitarbeitern aufrecht erhalten, ihre virtuellen oder hybriden Teams zusammenhalten und formen, fördern, motivieren – also Strukturen zu schaffen, in denen Homeoffice als gleichwertige Arbeitsform zur Arbeit im Betrieb praktiziert werden kann und die den Besonderheiten von Homeoffice gerecht werden.

Eine Checkliste zum Datenschutz im Homeoffice gibt es beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDS). Weitere Infos bietet die IHK-Webseite mit dem Suchbegriff »Homeoffice«.

IHK-Service: Homeoffice optimal gestalten

Wer seine Mitarbeiter zu Hause arbeiten lassen will, sollte sich vorab mit diesen Fragen auseinandersetzen:

• Welche Arbeiten lassen sich ins Homeoffice verlegen?
• Für welche Mitarbeiter eignet sich flexibles, eigenverantwortliches Arbeiten auf Dauer?
• Soll es Anpassungen in puncto Arbeitszeit und Erreichbarkeit geben?
• Wie erfolgt die Arbeitszeiterfassung?
• Wer stellt die Arbeitsmittel?
• Durch welche Maßnahmen und Vorgaben lassen sich Datenschutz, IT-Sicherheit und Arbeitsschutz sicherstellen?
• Wie ist die Haftung geregelt (etwa bei Arbeitsunfähigkeit wegen technischer Probleme)?
• Wer schult die Führungskräfte im digitalen Führen?
• Über welche Hebel und Maßnahmen werden reibungslose Kommunikation sowie ein kontinuierlicher Austausch gewährleistet?
• Inwieweit muss das betriebliche Gesundheitsmanagement angepasst werden?
• Sind Sicherheitseinweisungen, Schulungen und Weiterbildungen online möglich?
• Wie lässt sich eine Rückkehr zur Arbeit vor Ort regeln, falls es mit dem Homeoffice nicht klappt?