Virtuelle Teams: Tipps fürs digitale Führen

sebra_stock.adobe.com ©

---

Die Pandemie hat die Digitalisierung der Arbeitswelt rapide beschleunigt. Für erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit ist neben passender IT-Infrastruktur auch angepasstes Führungsverhalten notwendig.

Eva Elisabeth Ernst, Ausgabe 01/21

Als sich Ende März 2020 plötzlich ganze Belegschaften ins Homeoffice verabschiedeten, wurden überwiegend technische Fragen diskutiert: Wie gelingt Mitarbeitern und Führungskräften der Zugriff auf ihre geschäftlichen E-Mails, die IT-Infrastruktur und Datenbanken? Wie können im Büro eingehende Anrufe aufs Handy oder einen Festnetzanschluss umgeleitet werden? Welche Software ist notwendig, um virtuell bestmöglich zusammenzuarbeiten?

IHK-Service

Das IHK-Webinar »Führen aus dem Homeoffice« sowie Erklärvideos zu Arbeit und Führung 4.0 stehen auf der IHK-Website bereit.

Nach "spontaner Transformation"

Für die erste Phase der spontanen Transformation der Arbeitswelt im Frühjahr 2020 fanden Unternehmen meist überraschend schnell praktikable Lösungen, um das operative Geschäft aufrechtzuerhalten.

Fast genauso schnell tauchten allerdings neue Herausforderungen auf: »Der rasche Wechsel vom Büro ins Homeoffice stellte eine gravierende Veränderung dar, die mitunter zu Ängsten, Überforderung und Blockaden führen kann«, weiß Annette Dietz, Beraterin für Fachkräftesicherung beim Institut der Deutschen Wirtschaft Köln. »Zudem haben nicht alle Mitarbeiter perfekte Bedingungen im Homeoffice, mitunter fehlen auch digitale Kompetenzen.« Viele Führungskräfte, so die Expertin, müssen feststellen, dass es nicht genügt, digitale Tools zu installieren und dann so weiterzumachen wie bisher.

»Nonverbale Informationen gehen verloren.«

»Digitale Teams brauchen eine andere Art der Führung als Präsenzteams«, betont Dietz. »Allein schon, weil viele nonverbale Informationen verloren gehen, wenn man sich nicht persönlich trifft.« Das macht es schwieriger, gute persönliche Beziehungen aufzubauen und aufrecht zu erhalten, und kann zu Missverständnissen und Konflikten führen. Die Expertin empfiehlt daher, ausreichend Zeit in den persönlichen Dialog zu investieren, einen klaren Rahmen für die digitale Zusammenarbeit abzustecken und verstärkt auf die persönliche Beziehungsgestaltung zu.

Immer (noch) mit realem Kick-off-Meeting starten

Die Weichen für eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit werden jedoch lange vor dem ersten Online-Teammeeting gestellt. »Je stärker die Vertrauenskultur in einem Unternehmen, je besser das Miteinander eines Teams und der persönliche Draht zwischen Führungskraft und Mitarbeitern, desto leichter fällt die Kooperation auch dann, wenn man sich nicht mehr jeden Arbeitstag im Büro sieht«, sagt die Beraterin. Bei neu zusammengestellten digitalen Projektgruppen rät sie daher, mit einem realen Kick-off-Meeting oder -Workshop zum gegenseitigen Kennenlernen zu starten und gemeinsam die Regeln der Zusammenarbeit zu definieren.

Führungskraft in Rolle des Moderators

Das Interesse an neuen Formen der Zusammenarbeit ist in vielen Unternehmen groß. »Seit Jahren wird über New-Work-Konzepte, Arbeit 4.0 und agiles Arbeiten diskutiert, bei denen auch virtuelle Teams eine Rolle spielen«, sagt Sebastian John, Referent für Fachkräfte und Zukunft der Arbeit bei der IHK für München und Oberbayern. »Dabei wird unter anderem die Abkehr von hierarchischen Strukturen und Kontrollzwang gefordert. Führungskräfte sollten Rollen als Moderatoren und Kommunikatoren übernehmen und optimale Rahmenbedingungen für die Arbeit ihrer Teams schaffen.«

Sich mit diesen Themen auseinanderzusetzen und das eigene Führungsverhalten zu verändern, wird immer wichtiger. IHK-Experte John geht davon aus, dass auch ohne Pandemie künftig weiter im Homeoffice gearbeitet wird: »Es wird dann aber wahrscheinlich pragmatische Mischformen mit Anwesenheit im Büro geben. Denn auf Dauer ist zumindest ein gelegentlicher persönlicher Austausch aller Teammitglieder wichtig.«

8 Profi-Tipps für Unternehmer und Führungskräfte

Wie lassen sich Mitarbeiter über Distanz erfolgreich führen? Annette Dietz, Beraterin für Fachkräftesicherung beim Institut der Deutschen Wirtschaft Köln, hat folgende Empfehlungen:

1. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für den persönlichen Dialog: Die Führung eines virtuellen Teams ist aufwändiger, weil es leichter zu Missverständnissen und Reibungsverlusten kommt.
    
2. Kommunizieren Sie klar und deutlich, was Sie erwarten und erfragen Sie auch die Erwartungen Ihres Teams.
    
3. Legen Sie Regeln für die digitale Kommunikation Ihres Teams fest. Wann empfiehlt sich eine geschriebene Nachricht? Wann sollte man besser zum Hörer greifen oder sich per Videochat austauschen?
   Wie signalisiert ein Mitarbeiter im Online-Meeting, dass er etwas sagen möchte? Wann sollen die Mikrophone und Kameras eingeschaltet werden?
    
4. Moderieren Sie die Onlinebesprechungen mit Struktur. Stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied zu Wort kommt.
    
5. Da Arbeiten auf Zuruf und spontane Abstimmungen bei digitalen Teams entfallen, sind klare Strukturen, eindeutige Rollenverteilungen und auch Protokolle und To-do-Listen wichtig.
    
6. Direkter Austausch und gemeinsame Entscheidungsfindung werden bei Telefonkonferenzen und Online-Meetings mit mehr als fünf Personen sehr schwierig. Halten Sie den Teilnehmerkreis daher so groß wie nötig und so klein wie möglich.
    
7. Bei Konflikten und Problemen im Team sollten Sie zunächst einzeln mit den betroffenen Mitarbeitern sprechen. Erst danach ist eine Video- oder Telefonkonferenz mit allen Beteiligten sinnvoll. Fokussieren Sie dabei die gemeinsamen Stärken, Ziele und gegenseitige Wertschätzung. Bei schwerwiegenderen Konflikten ist eine Moderation durch einen externen Berater zu empfehlen.
    
8. Fördern Sie den informellen Austausch: Das kann eine regelmäßige digitale Kaffeerunde sein, bei der nicht übers Business gesprochen wird. Oder Sie organisieren einen Yogakurs oder ein Spiel online.