Kriterien für die Auswahl

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Nachhaltigkeitsbericht – was sollten digitale Helfer rund um die CSRD-Berichtspflichten leisten?

Nach der europäischen CSRD-Richtlinie über Nachhaltigkeit zu berichten, ist eine Herausforderung. Softwarelösungen helfen dabei. Aber wie wählen Firmen sie aus?

Von Gabriele Lüke, IHK-Magazin 11-12/2024

Eine eigene Möbelproduktion, ein breites Handelssortiment, Gastronomie, sieben Standorte unter anderem im oberbayerischen Parsdorf – die Segmüller GmbH & Co. KG hat für ihren Nachhaltigkeitsbericht nach der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) viele Daten zu erfassen und zu bewerten. „Um alle CSRD-Anforderungen abbilden zu können, war eine digitale Unterstützung unerlässlich. Sie reduziert den Aufwand immens“, erklärt Segmüller-Sprecher Christof Gerpheide.

Das abteilungsübergreifende Nachhaltigkeitsteam nutzt für seine Arbeit unter anderem die bestehende Finanzplanungssoftware. „Wir hätten auch eine externe CSRD-Software neu installieren können“, sagt Gerpheide. „Aber das Upgrade der Finanzplanungssoftware war die pragmatischste Lösung.“

Modus Operandi festlegen

Viele Unternehmen machen sich derzeit ähnliche Gedanken wie Segmüller. Das erste Set der European Sustainability Reporting Standards (ESRS), auf deren Grundlage die CSRD-Berichtspflicht umzusetzen ist, wurde inzwischen rechtswirksam verabschiedet. Die ersten großen finanzmarktorientierten Unternehmen müssen bereits 2025 nach den neuen Anforderungen über das Geschäftsjahr 2024 berichten.

„Aber auch für viele andere tickt die Uhr. Für das Geschäftsjahr 2025 müssen nahezu alle großen Unternehmen ihre Nachhaltigkeitsdaten offenlegen. So sind aktuell die meisten dabei, den Modus Operandi festzulegen“, sagt Andri König, Nachhaltigkeitsreferent bei der IHK für München und Oberbayern. Dabei stehen insbesondere Softwarelösungen hoch im Kurs. „Nicht jedes Unternehmen braucht eine externe Softwarelösung“, sagt König. „Wer sich aber für eine solche entscheidet, sollte bestimmte Qualitätskriterien beachten.“ Was also sollte eine digitale Unterstützung leisten?

Was eine Software leisten muss

Sieht in der CSRD ein Managementsystem: Cedric Schalich von der Tanso Technologies GmbH

Organisation unterstützen: „Die Umsetzung der CSRD gelingt besser, wenn ein Betrieb auch passende Managementprozesse implementiert“, sagt Cedric Schalich, Referent der Geschäftsführung beim Münchner Softwareentwickler Tanso Technologies GmbH. „Zumal die CSRD zwar eine gesetzliche Vorschrift ist, aber vielmehr noch ein Managementsystem, das geeignete Zukunftsstrategien fordert.“

Ausreichend Zugriffsrechte ermöglichen

Schalich empfiehlt, ein spezialisiertes Projektteam aufzustellen, entsprechende Ressourcen zu schaffen und die Geschäftsführung früh einzubeziehen. „Eine Software sollte dies unterstützen, etwa mit Kommunikationsfunktionen, zentralem Aufgabenmanagement oder standort- und abteilungsübergreifenden Zugriffsrechten.“

Tanso startete 2021 mit einer CO₂-Bilanzierungssoftware für die fertigende Industrie. Mittlerweile bietet das Unternehmen eine vollumfängliche, auf industriespezifische Herausforderungen abgestimmte Software für Nachhaltigkeitsmanagement an. Diese unterstützt bei CSRD-Berichterstattung, -Bilanzierung und EU-Taxonomie.

Anforderungen verstehbar machen

Anforderungen verständlich machen und durch den Prozess führen: Doppelte Wesentlichkeit oder umfangreiche Datenerhebung – die inhaltlichen Anforderungen der ESRS sind komplex. Doppelte Wesentlichkeit bedeutet, dass Unternehmen einerseits die Auswirkungen ihres Handelns auf Mensch und Umwelt prüfen.

Andererseits berücksichtigen sie, wie sich Nachhaltigkeitsaspekte in Zukunft finanziell auf das Unternehmen auswirken können. Die Ergebnisse entscheiden dann, für welche der zehn ESRS-Nachhaltigkeitsthemen welche Daten zu erheben sind.

Erklärungen und Beispiele liefern

Für Jan Beitlich, Berater im Projektbüro des Deutschen Nachhaltigkeitskodex (DNK), ergeben sich daraus zwei Basisanforderungen an eine CSRD-Software: „Erstens muss sie Unternehmen, insbesondere auch die neu berichtspflichtigen Betriebe, unterstützen, die Regularien überhaupt zu verstehen, indem sie etwa Erklärungen und Beispiele liefert.“ Zweitens müsse sie die Nutzer strukturiert und rechtssicher durch den ESRS-Berichterstattungsprozess begleiten.

Die kostenlose Webplattform, die der DNK im Auftrag des Bundeswirtschaftsministeriums derzeit entwickelt, übersetzt die ESRS in eine einfachere Sprache, hilft bei ihrer Umsetzung und der Erstellung des Nachhaltigkeitsberichts. Die Plattform soll Anfang 2025 zur Verfügung stehen. Flankierend wird es einen Helpdesk, Webinare sowie diverse Leitfäden geben.

Anforderungen klar abbilden

Softwaretools müssen die CSRD 1:1 abbilden, betont Maresa Wiesner von fors.earth

Datenerhebung erleichtern: „In der praktischen Umsetzung ist die Datenerhebung – mehr noch als die Wesentlichkeitsanalyse – aktuell die größte Herausforderung für die Unternehmen. Es sind einfach sehr viele und sehr komplexe Daten“, sagt Maresa Wiesner (geb. Bachmann), Senior Beraterin bei der Nachhaltigkeitsberatung fors.earth GmbH in München.

„Die digitalen Tools müssen die gesetzlichen Anforderungen eins zu eins abbilden, Umsetzungshinweise geben und die Vollständigkeit der Angaben sichern. Dann behalten Unternehmen den Überblick und erhöhen die Effizienz.“

Daten zusammenführen

Die Beratung hat den Excel-basierten „CSRD Gap Assistant“ entwickelt. Das kostenlose Tool listet alle ESRS-Datenanforderungen auf, unterstützt bei der Bestimmung der Offenlegungspflichten und der Lückenanalyse und kann zudem als Priorisierungshilfe, Fortschrittstracker und Ressourcenplaner genutzt werden.

Schnittstellen zu anderen Systemen bieten: Die erforderlichen Daten sind im Unternehmen meist auf verschiedene Abteilungen und Tools verteilt. Sie wurden speziell für Managementsysteme wie EMAS erhoben oder müssen erst erhoben werden. „Unterstützung bei der Datenerhebung heißt also immer auch, dass die CSRD-Software digitale Schnittstellen vorhält und Daten aus verschiedenen Systemen automatisiert zusammenführen kann“, erläutert Judith Goller, Produktspezialistin bei der osapiens Services GmbH in Mannheim mit Niederlassungen in München und Ingolstadt.

Rückfragen beantworten

Die Firma bietet eine vollumfängliche CSRD-Software für alle Branchen. Eine integrierte Chatfunktion mit Experten für individuelle Fragen sowie Vorlagen und Bibliotheken helfen im Vorfeld. Dann leitet die Software durch die ESRS und generiert einen Bericht. Zudem hat osapiens digitale Unterstützung für die EU-Regularien zu Lieferkette und Entwaldung im Programm.

Rechtssicheren Bericht erstellen: Dies sollen CSRD-Softwarelösungen leisten. Da sich die Anforderungen der EU an die CSRD dynamisch verändert haben, mussten die Entwickler die Software immer wieder anpassen. Aktuell warten die Softwareanbieter auf die noch nicht final vorliegenden Prüfungsregularien, um sie dann ebenfalls zu berücksichtigen.

„Auch gibt es aktuell noch keinen geprüften Bericht, der als Blaupause dienen könnte“, sagt Wiesner von fors.earth.

Wirtschaftsprüfer integrieren

Sie empfiehlt daher, Wirtschaftsprüfer frühzeitig einzubinden und Zugriffsrechte für die Software zu erteilen. „Stehen Unternehmen schon während des Prozesses in engem Austausch mit ihren Prüfern, können böse Überraschungen in der Regel vermieden werden.“

Stichwort: Was sind LSME und VSME?

Die CSRD verpflichtet nahezu alle großen Unternehmen sowie börsennotierte kleine und mittlere Firmen zur Nachhaltigkeitsberichterstattung. Für die Letztere wird der LSME-Standard (Listed Small and Medium-sized Enterprises) entwickelt.

Zudem erarbeitet die European Financial Reporting Advisory Group (EFRAG) für nicht berichtspflichtige Unternehmen einen freiwilligen Nachhaltigkeitsberichtsstandard, kurz VSME (V für Voluntary), der Ende 2024 an die EU-Kommission übergeben werden soll. VSME soll kleine und mittlere Firmen in die Lage versetzen, ihre Nachhaltigkeitsziele und -projekte einfacher zu dokumentieren und gegenüber den verschiedenen Stakeholdern – ob Großkunde, Bank, Investor oder öffentlicher Auftraggeber – zu kommunizieren.

XBRL-Datenformat erfüllen: Der Bericht muss in dem von der EU vorgegebenen XBRL-Standard formatiert sein. „Das ist die technische Voraussetzung dafür, dass der Bericht in die europäische Datenbank ESAP, den European Single Access Point, hochgeladen werden kann“, erklärt DNK-Berater Beitlich.

Transparenz durch EU-Datenbank

Mit der Datenbank verfolgt die EU das Ziel, Lageberichte zentral zu erfassen und so den öffentlichen Zugang und die Vergleichbarkeit von Informationen zu verbessern. Beitlich: „Wünschenswert wäre, wenn die EU diese Informationen dann nutzt, um auch die Wirksamkeit ihrer Gesetze, Subventionen, Zölle oder Steuern zu ermitteln sowie zukünftige Bedarfe der Wirtschaft abzuleiten.“

Abschied von der Insellösung

Weitere regulatorische Anforderungen integrieren: Neben der CSRD stehen die Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD) zur Sorgfalt in der Lieferkette oder die Entwaldungsverordnung (EUDR) an. „Auch hier müssen Unternehmen viele Daten erheben und berichten; es wird zu einigen Überschneidungen mit der CSRD kommen“, sagt osapiens-Fachfrau Goller. „Um nicht doppelt zu arbeiten, sollte die CSRD-Software keine Insellösung sein, sondern sich in eine umfassende Lösung für alle relevanten Nachhaltigkeitsregularien integrieren lassen.“

Interne plus externe Tools

Schnittstellen zu anderen Tools seien wichtig, sagt Christof Gerpheide von Segmüller

Eingekaufte externe Tools sind nicht der einzige Weg, wie das Beispiel Segmüller zeigt. „Unsere eigene Lösung steht vollständig und deckt alle geforderten CSRD-Aspekte ab. Wenn neue regulatorische Anforderungen entstehen, pflegen wir sie umgehend ein“, sagt Gerpheide. „Damit wir Daten nur einmal erheben müssen, haben wir Schnittstellen zu anderen Tools geschaffen. So führen wir die Daten automatisiert in einem System zusammen. Auf dieser Basis generieren wir den Bericht.“ In anderen Bereichen wie der Lieferkette oder der EUDR kauft die Firma externe Lösungen zu.

CSRD als Impulsgeber

Zugleich ist Nachhaltigkeit bei Segmüller auch ein Überzeugungsthema: Das Unternehmen nutzt ausschließlich zertifiziertes Holz, setzt Recyclingmaterialien ein, sucht Produkte und Zulieferer nach Nachhaltigkeitskriterien aus, reduziert Verpackungen, spart Energie beziehungsweise stellt auf klimafreundliche Energieversorgung um. „Als Manufaktur für hochwertige Polstermöbel fühlen wir uns hier schon immer verpflichtet“, sagt Gerpheide. „Regularien wie die CSRD geben uns dabei durchaus noch weitere Impulse.“

IHK-Info: CSRD-Berichtspflicht

Die folgenden Services unterstützen berichtspflichtige Unternehmen bei der Umsetzung.

Mit der Handlungshilfe „10 Schritte zur CSRD“ unterstützen die bayerischen IHKs und das Infozentrum UmweltWirtschaft des bayerischen Landesamts für Umwelt Firmen.

Die „Checkliste Nachhaltigkeitsmanagement“ (Excel) erlaubt es, den Status quo im eigenen Unternehmen mit den Anforderungen der ESRS abzugleichen.

Weitere Infos zum Deutschen Nachhaltigkeitskodex und zu regionalen Schulungspartnern finden sich hier.

Die EMAS-Software-Datenbank hilft bei der Auswahl von Softwarelösungen.