Betrieb + Praxis

Mehr Zeit einplanen

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Geschäftlich unterwegs – der Aufwand für die Planung steigt

Die Pandemie macht vor allem internationale Geschäftsreisen kompliziert. Wie sich Unternehmen vorbereiten können, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

Eva Müller-Tauber, Ausgabe 01/2022

Slowenien, Tschechien, Österreich, Frankreich, Italien – berufsbedingt sind Ralph Kleinekathöfer und sein Team viel im Ausland unterwegs, auch während der Pandemie. Denn Kleinekathöfers Firma HoRa Systemtechnik GmbH in Bad Endorf entwickelt, produziert und installiert Biathlon-Schießstände sowie Trainings- und Wettkampfanlagen samt Zubehör – »und die wollen regelmäßig gewartet und bei den Weltcups technisch betreut werden«.

Vor allem wenn Wettkämpfe anstehen, sind der Geschäftsführer und seine fünf Angestellten sowie ein Team von bewährten freien Mitarbeitern an vielen internationalen Biathlonsportstätten im Einsatz. Die Pandemie allerdings erschwert ihre Arbeit erheblich. Prokuristin Maxie Fischer muss für jedes Land stets die aktuellen Ein- und Rückreise-Coronaregelungen im Blick und einen Plan B zur Hand haben, um gegebenenfalls schnell umdisponieren zu können. »Fast die Hälfte meiner Arbeitszeit verwende ich derzeit nur noch darauf«, so Fischer.

Unerwartete Quarantäne

Trotz sorgfältiger Vorbereitung lassen sich nicht alle Eventualitäten berücksichtigen. So war Kleinekathöfer vergangenes Jahr im März zwei Wochen bei einem Doppel-Weltcup im tschechischen Nové Město na Moravě. Anschließend musste er wider Erwarten in Deutschland in Quarantäne, weil Tschechien während seines Auslandsaufenthalts zum Virusvariantengebiet erklärt worden war. »Ich hatte Glück im Unglück, denn danach stand nicht wie üblich gleich die nächste Auslandsreise auf dem Programm«, so der Firmenchef.

Die vergangene Saison hat sein Unternehmen noch ohne größere Reisepannen überstanden. »Aber die laufende mit noch mehr internationalen wie außereuropäischen Terminen wird eine echte Herausforderung«, sind sich Fischer und Kleinekathöfer einig.

Das Beispiel der HoRa Systemtechnik zeigt, warum viele Firmen internationale Reisen in Coronazeiten möglichst vermeiden. Neben gesundheitlichen Risiken für die Reisenden sind vor allem komplizierte Einreisebestimmungen, unklare oder intransparente gesetzliche Bestimmungen am Zielort sowie die fehlende Planungssicherheit dafür ausschlaggebend, stellte die Barometerumfrage zu Covid-19 des Verbands Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) Mitte November 2021 fest.

Manchmal muss es persönlich sein

Aber es lassen sich eben nicht alle grenzüberschreitenden Geschäftsreisen aufschieben. »Manche Firmen haben im Ausland Mitarbeiter, die sie betreuen müssen. Andere haben wichtige Kunden, die Wert auf Präsenztreffen legen – gerade im Mittleren Osten, in Lateinamerika, aber auch in Afrika, gelingt kaum ein Geschäftsabschluss ohne persönliche Kontakte«, erklärt Gabriele Vetter, Referatsleiterin Europa und Drittländer bei der IHK für München und Oberbayern. Manche Produkte lassen sich zudem nicht nur digital vermarkten, »da braucht es eine haptische Wahrnehmung«, so Vetter.

Wer ins Ausland reisen muss, dem rät die Fachfrau zu einer umfassenden und vor allem frühzeitigen Planung. Gerade bei außereuropäischen Destinationen sollten Firmen aktuell einen viel längeren zeitlichen Vorlauf als sonst einkalkulieren und sich kontinuierlich über die individuellen Einreisemodalitäten und Vorgaben der Länder informieren (s. Kasten unten). »Selbst dann ist die Einreise oft nicht gesichert«, warnt die Expertin.

Striktes China

In China gilt derzeit (Stand: Anfang Dezember 2021) grundsätzlich eine Einreisesperre, auch für deutsche Staatsangehörige. Neue Visa für individuelle Einreisen werden nur für einen bestimmten, eingeschränkten Personenkreis beziehungsweise Aufenthaltszweck erteilt – unter anderem, um »notwendige wirtschaftliche, technologische und sonstige Vorhaben« durchzuführen. Dafür muss der Unternehmer aber eine »PU-Einladung« (purpose of use) bei den zuständigen chinesischen Lokalbehörden einholen.

Reisen nach China sind auch grundsätzlich nur per Direktflug möglich. Von allen ankommenden Fluggästen werden negative PCR- und IgM-Antikörper-Testergebnisse verlangt. Zudem werden alle aus dem Ausland einreisenden Personen am Erstankunftsort auf Covid-19 getestet und einer mindestens 14-tägigen, oft aber auch dreiwöchigen Quarantäne in zentralen Einrichtungen unterworfen, informiert das Auswärtige Amt.

»Das ist für viele Firmen nicht praktikabel«, sagt IHK-Expertin Vetter, »deshalb weichen manche Unternehmer auf Singapur aus, um sich mit asiatischen Geschäftspartnern zu treffen.« Vollständig Geimpfte können hier über die »Vaccinated Travel Lane« (VTL) einreisen, die geimpften Reisenden aus Deutschland eine Option ohne Quarantäne ermöglicht. Allerdings gilt ein strenges Testregelwerk. Voraussetzung ist die vollständige Impfung in Singapur oder einem anderen Land, für das das VTL-Verfahren gilt, und ein vorheriger durchgängiger 14-tägiger Aufenthalt in Singapur oder einem anderen Land, das unter die VTL-Regelung fällt.

Lockerungen in den USA

Ein wenig Entspannung gibt es derzeit bei Reisen in die USA. Am 8. November 2021 haben die Vereinigten Staaten nach eineinhalb Jahren den »Travel Ban«, ihr flächendeckendes coronabedingtes Einreiseverbot, für Personen, die vollständig geimpft sind und einen negativen Test vorweisen können, aufgehoben. Passagiere können seither ab München wieder unter einem breiten Flugangebot in die USA wählen: Seit Mitte Dezember bedienen die Fluggesellschaften elf US-Ziele mit knapp 90 wöchentlichen Verbindungen.

Insgesamt steigt in München die Zahl der angebotenen Flugverbindungen wieder. »Der Flughafen München ist auf dem besten Weg, seine Funktion als europäisches Premium-Drehkreuz weiter zu festigen«, sagt Jost Lammers, Vorsitzender der Geschäftsführung der Flughafen München GmbH. Im Oktober 2021 registrierte der Flughafen insgesamt zwei Millionen Fluggäste, im November waren es rund 1,6 Millionen. Zum Vergleich: Im Oktober des Vorjahres lag die Zahl bei gerade einmal 250.000 Passagieren.

Neue Bahnverbindungen

Und wie ist die Lage bei der Bahn? Im grenzüberschreitenden Zugfernverkehr ist durch Corona die Nachfrage nach Geschäftsreisen deutlich zurückgegangen und hat sich bisher nur teilweise erholt, wie die Deutsche Bahn AG erklärt. Trotzdem hat sie ihr Angebot ausgeweitet: So gibt es seit 2020 einmal am Tag eine neue Railjet-Zugverbindung Berlin–Prag–Wien–Graz. Ende 2020 wurde die Verbindung München–Zürich auf sechs ECE-Zugpaare am Tag verdoppelt.

Seit dem 12. Dezember 2021 können Reisende einmal am Tag eine durch- gehende Railjet-Verbindung Frankfurt–Stuttgart–Lindau–Bregenz–Innsbruck–Wien nutzen, zudem gibt es neue Nightjet-Verbindungen Amsterdam–Köln–Zürich und Wien–München–Paris. Derzeit meldet das Unternehmen keine coronabedingten Angebotseinschränkungen im grenzüberschreitenden Bahnverkehr: »Die DB fährt umsteigefrei in rund 150 europäische Städte.«

Auslandsreisen und Corona-Checkliste

Diese Fragen helfen bei der Vorbereitung von Geschäftsreisen:

  • Bestehen Einreiseverbote und -beschränkungen für Reisende aus Deutschland oder für Deutsche?
  • Welche Voraussetzungen sind zu erfüllen, etwa Visa, Bescheinigungen, Versicherungsschutz, Covid-19-Tests etc.?
  • Welche Quarantänevorschriften gelten nach der Einreise im Zielland?
  • Welche Anforderungen an Mitarbeiterentsendungen sind generell zu berücksichtigen?
  • Welche Anmelde- und Testpflichten bestehen, um nach Deutschland einreisen zu können?
  • Müssen Rückreisende in Quarantäne? Welche Testnachweise müssen oder können erbracht werden, um diese zu verkürzen?
IHK-Service für Unternehmen

Die folgenden Internetseiten bieten Informationen für Geschäftsreisende:

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