Gewappnet für den Ernstfall

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Unglücke passieren naturgemäß unerwartet. Um vorbereitet zu sein, sollten Firmenchefs einen Notfallkoffer bestücken. Damit sichern sie den Fortbestand des Betriebes.

Von Sabine Hölper, 04/2024

Als Markus Stehberger (49) vor einiger Zeit im Krankenhaus war, hatte er eines seiner wichtigsten Arbeitsgeräte dabei: sein Mobiltelefon. „Damit war ich erreichbar“, sagt der Inhaber des DTF Print Shop Weikering in Vogtareuth. Mehr noch, er konnte so trotz Abwesenheit sein Geschäft organisieren und sogar Auftragswünsche seiner Kunden erfüllen. Zwar nicht im eigenen Unternehmen, das er – bis auf 2 Aushilfen – allein am Laufen hält. Doch Stehberger ist gut vernetzt. „Andere Firmen aus dem Umkreis sind eingesprungen“, sagt der Unternehmer, der zum Glück für den Notfall vorgesorgt hatte. „Die Branche hier in der Gegend hält grundsätzlich zusammen.“ Auch wenn ein Unternehmer eine spezielle Maschine nicht hat, hilft derjenige aus, der sie hat.

Gerade Firmenchefs mit wenigen oder gar keinen Mitarbeitenden wie Stehberger müssen umsichtig für den Fall planen, dass sie ausfallen. Schließlich gibt es etliche Situationen, in denen der Unternehmer plötzlich nicht in der Lage sein kann, wie gewohnt am Morgen den Laden aufzusperren oder den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Etwa, wenn er krank wird, einen Unfall hat oder ein Pflege- oder Unglücksfall in der Familie eintritt. Dann sollte der Weiterbetrieb des Unternehmens, zumindest rudimentär, ohne Unterbrechung gesichert sein.

Notfallhandbuch vorbereiten

Außerdem muss er festlegen, was langfristig mit dem Unternehmen geschieht, wer es gegebenenfalls weiterführt, wenn er längerfristig ausfällt oder sogar stirbt. Das geht aber nur, wenn er frühzeitig und umfassend vorgebeugt hat, am besten mit einem Notfallhandbuch.

Ganz wichtig: „Das Notfallhandbuch muss mindestens einer Vertrauensperson vorliegen, und zwar dort, wo sie es mit einem Handgriff findet. Und es muss so ordentlich geführt sein, dass keine Fragen offen bleiben“, sagt Bernhard Eichiner, Referatsleiter Industrie, Innovation, Beratung bei der IHK für München und Oberbayern. Enthalten sollte es unter anderem

• alle wichtigen Schlüssel des Betriebs, von der Eingangstür bis zum Briefkasten,
• eine ausgedruckte Liste mit allen wichtigen Telefonnummern von Kunden, dem Steuerberater, der Bank, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden.
• Anweisungen, was im Ernstfall zuerst zu tun ist und wer alles informiert werden sollte.

Zugang zu Konten und Passwörtern organisieren

Damit wichtige Überweisungen wie Gehälter oder Steuern pünktlich getätigt werden können, sollte eine vertraute Person entsprechend Zugriff auf das Konto haben. „Gibt es keine Mitarbeiter und keinen Partner, kann der Unternehmer einen Rechtsanwalt oder Notar beauftragen“, sagt Eichiner. Dabei muss er nicht einen kompletten Kontozugriff gewähren. „Es reicht, wenn man wichtigen Verpflichtungen nachkommen kann, um mögliche Klagen abzuwehren“, so der IHK-Experte.

Unerlässlich in der heutigen Zeit ist zudem, dass der Notfallbeauftragte auch Zugang zu IT-Passwörtern hat. Beate Mader (56), Inhaberin der Kommunikationsagentur Vision hoch drei in Bad Tölz, greift dazu auf einen Passwortmanager zurück, ein kostenpflichtiges Tool, das die Passwörter für alle Geräte sicher hinterlegt. „Sollte ich verhindert sein, öffnet mein Lebensgefährte den hinterlegten Umschlag mit dem Master-Passwort“, sagt sie. „Damit kann er 99 Prozent aller Dateien öffnen, auch zum Beispiel Onlinebanking machen“.

Auch an Privates denken

Ferner hat Mader eine Vorsorgevollmacht auf ihren Partner ausgestellt. „Das ist bei Einzelunternehmern, bei denen das Geschäftliche und das Private eng verzahnt ist, ebenfalls elementar“, betont Eichiner.

IHK-Info: Tipps zur Risikovorsorge

Auf ihrer Homepage hält die IHK ein Notfallhandbuch bereit. Bei Fragen zur Risikovorsorge können sich Unternehmer auch an die Betriebswirtschaftliche Beratung der IHK wenden.