Geregelt ankommen

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Wenn ein Unternehmen umzieht, ist die To-Do-Liste lang: die wichtigsten Aufgaben und Tipps für die Vorbereitung.

Von Sabine Hölper, 11/2023

Mitte Oktober ist Werbetexter Markus Fritsch (Name geändert) mit seinem Ein-Mann-Büro von München ins Umland gezogen. Am letzten Tag im alten Büro beantwortete er E-Mails und nahm Anrufe am Festnetz entgegen, genauso wieder am nächsten Tag in seinem neuen Office. „Trotz Umzug immer erreichbar zu sein, war mir wichtig“, sagt Fritsch. „Daher habe ich mich frühzeitig bei meinem Kommunikationsanbieter um die Terminkoordination gekümmert.“ Er weiß: „Ist man auch nur wenige Stunden oder Tage ohne IT, kann das erhebliche Umsatzeinbußen nach sich ziehen. Mitunter verliert man sogar Kunden.“

Unabhängig von der Größe einer Firma, gilt: Zieht sie in neue Räume, sollten Mitarbeitende frühzeitig in die Umzugsplanungen einbezogen und der Geschäftsfluss möglichst wenig beeinträchtigt werden. Deshalb empfiehlt es sich, den Umzugszeitpunkt soweit möglich nicht in Hochphasen zulegen. Denn die To-do-Liste bei einem Unternehmensumzug ist lang. „Vor allem muss der Selbstständige beim Gewerbeamt eine Ummeldung vornehmen“, sagt Wolfgang Wadlinger, betriebswirtschaftlicher Berater bei der IHK für München und Oberbayern. Sofern das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist, muss auch hier eine Ummeldung folgen. Wichtig ist es darüber hinaus, das Impressum auf der Webseite sowie Geschäftspapiere und Visitenkarten anzupassen. Zudem gilt es, Kraftfahrzeuge umzumelden. „Das hätte ich fast vergessen“, sagt Fritsch. Seine Ehefrau, ebenfalls selbstständig, hatte ihn darauf aufmerksam gemacht.

Notwendige Bürokratie

Papierkram mag lästig sein, lässt sich bei einem Umzug aber nicht vermeiden, um das Geschäft am Laufen zu halten. Weitere wichtige Institutionen, die ein Unternehmer über den Umzug benachrichtigen muss, sind:

• Finanzamt
• Sozialversicherungsträger
• Berufsgenossenschaft
• IHK
• Steuerberater
• Rechtsanwalt
• Agentur für Arbeit
• Banken
• Versicherungen
• Rundfunkbeitragsservice

Zudem natürlich ganz wichtig: die Kunden. In manchen Fällen reicht eine Mitteilung via E-Mail, die sozialen Medien oder auf dem Postweg, dass das Unternehmen eine neue Adresse hat. Firmen, die davon leben, dass ihre Kunden persönlich vorbeikommen, etwa Einzelhändler oder Gastronomen, müssen hingegen frühzeitig auf den Umzug aufmerksam machen. Sie sollten einen Zettel mit der neuen Adresse an die Tür hängen, sobald der Mietvertrag unterzeichnet ist, am besten mit einer Wegbeschreibung. „Bei Firmen, die vom Standort abhängig sind, ist ein Umzug immer sensibel“, sagt Wadlinger. Deshalb sei es sinnvoll, die Kunden mit Begrüßungsangeboten in die neuen Räumlichkeiten zu locken. „Ebenso kann man mit einem Räumungsverkauf am alten Standort auf den neuen aufmerksam machen.“

Wichtiges selbst umziehen

Für den Umzug an sich gilt: „Frühzeitig organisieren, umfassend kommunizieren“, rät Mark-Oliver Eichenseer, seit 15 Jahren mit seinem Umzugsunternehmen für Firmen tätig. Seine Erfahrung: „Der Umzug wird auf die lange Bank geschoben, am Umzugstag herrscht dann Chaos.“ Um dies zu vermeiden, sollten Unternehmer im Vorfeld planen, wer wann was einpackt und die Kisten klar beschriften. Außerdem brauche die Umzugsfirma einen Plan, welche Möbel im neuen Office wohin kommen.

Vor allem aber: „Wichtige Arbeitsgeräte wie Laptops bringt der Unternehmer am besten persönlichen zum neuen Standort“, sagt Eichenseer. Genauso hat es Fritsch gemacht. „Sicher ist sicher“, sagt er. „Computer sind heutzutage die wichtigsten Arbeitsgeräte. Daher habe ich sie am Tag vor dem eigentlichen Umzug selbst ins neue Büro gefahren.“

Schäden melden, Belege sammeln, feiern

Auch nach dem eigentlichen Umzug gibt es noch einiges zu tun, etwa Geräte auf Schäden zu kontrollieren, diese an die Speditionsfirma zu melden und Rechnungen sowie Belege für die Steuererklärung zu sammeln. „Zudem sollte nach getaner Arbeit gefeiert werden“, rät Wadlinger. Das sei eine gute Gelegenheit, auch Kunden und die Nachbarn einzuladen.