Digitaler Schub

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Gewinn für Personaler und Azubis – der digitale Ausbildungsvertrag

Seit diesem Ausbildungsjahr können Unternehmen Online-Ausbildungsverträge nutzen. Wir zeigen im Überblick, wie das konkret funktioniert und worin die Vorteile für Firmen, Azubis und Prüfer liegen.

SABINE HÖLPER, Ausgabe 09/2022

Der Schrobenhausener Maschinenbauer BAUER AG findet die Veränderung äußerst positiv: Für die rund 40 Azubis, die am 1. September 2022 ihre Ausbildung begonnen haben, gibt es nun erstmals einen Online-Ausbildungsvertrag. »Das ist einfacher als vorher«, sagt Beate Siegl, die in der Personalabteilung des Unternehmens für die Ausbildung zuständig ist. »Die Prozesse sind schlanker und dadurch schneller, wir müssen die Verträge nicht mehr in Papierform zur IHK schicken«, erklärt die 49-Jährige.

Papierlos und schnell

Der Online-Ausbildungsvertrag ist ein weiterer Schritt hin zur Digitalisierung der Ausbildung. Mit ihm können die Betriebe Berufsausbildungs- und Umschulungsverträge über eine kostenlose Webanwendung benutzerfreundlich, papierlos und schnell elektronisch einreichen. Die Datenübermittlung an die IHK erfolgt verschlüsselt.

Digitale Verwaltungsleistungen

Hintergrund der Neuerungen ist das im Januar 2023 in Kraft tretende Onlinezugangsgesetz, das die digitale Nutzung von Verwaltungsleistungen verbessern soll. Auch die IHK für München und Oberbayern digitalisiert immer mehr Prozesse. So wurde vor einem Jahr das Azubi-Infocenter freigeschaltet und das digitale Berichtsheft eingeführt.

Außerdem können Firmen das bundesweite Serviceportal Bildung nutzen. Nach und nach werden darüber alle digitalen ausbildungsbezogenen Dienstleistungen der IHK gebündelt bereitgestellt. Es richtet sich sowohl an Ausbilder und Azubis als auch an Teilnehmer von Weiterbildungsangeboten.

Schon 100 Unternehmen registriert

»Der Start ist gut gelungen«, bilanziert Alex Schaurer, Leiter des Referats Digitalisierung, Organisation und Prozesse bei der IHK für München und Oberbayern. »Jetzt sind wir mit dem Online-Ausbildungsvertrag wieder einen guten Schritt weiter, denn schon bis Juni haben sich weit mehr als 100 Unternehmen dafür registriert.«

Eigenes Prüferportal

Zudem ist das sogenannte ASTA-Infocenter für die Ausbilder seit Kurzem online. Für die Prüfer gibt es ebenfalls ein eigenes Portal (siehe Kasten unten).

»Nur noch online ein Häkchen«

Die BAUER AG, die den Online-Ausbildungsvertrag bereits nutzt, ist von der Neuerung überzeugt. »Azubis können ihr Exemplar des unterschriebenen Vertrags gleich behalten, sie müssen nicht mehr alles in zweifacher Ausführung an uns zurückschicken«, beschreibt Azubibetreuerin Siegl die Vorteile. »Ich setze dann nur noch online ein Häkchen.« Die IHK stellt dem Ausbildungsbetrieb anschließend die Eintragungsbestätigung zu.

Auch die Installation des Tools fand Siegl einfach. Sie musste nur den Link öffnen, der ihr zugeschickt worden war. Zuvor hatte sie ein persönliches Benutzerkonto für die Ausbildungsabteilung angelegt.

Und so geht es weiter:

Der Betrieb startet die Anwendung mit den Zugangsdaten über services.ihk.digital/dav.
Er erfasst die Vertragsdaten und reicht sie ein.
Die IHK prüft den Vertrag und gibt ihn frei.
Der Betrieb lädt die Vertragsunterlagen herunter und druckt sie aus, um sie von den Vertragsparteien unterschreiben zu lassen.
Die IHK registriert den Vertrag und versendet die Eintragungsbestätigung.

Auch andere oberbayerische Firmen, die den Online-Ausbildungsvertrag schon eingeführt haben, heben die unkomplizierte Umstellung und das einfachere digitale Prozedere hervor. »Die Bearbeitung geht schneller und leichter von der Hand. Wir kommen damit den Azubis entgegen, die ja mit der Digitalisierung groß werden«, sagt Lisa Peter (19), die im Ausbildungsmanagement des Münchner Maschinenherstellers KraussMaffei tätig ist. »Weniger Papier verbraucht es auch.«

Ein Login für 12 Ausbildungsstandorte

Beim Versicherungskonzern Allianz Deutschland AG sieht man das ähnlich. Personalreferentin Jessica Busanny (40) verweist zudem auf einen weiteren Pluspunkt. Das Unternehmen mit zwölf Standorten in Deutschland hat schon vor zwei Jahren sein Recruiting-Center in München zentralisiert. »Seither erledigen wir so viel wie möglich digital«, sagt Busanny. »Mit einem Login greife ich jetzt auf mehrere Ausbildungsstandorte zu. Das spart Zeit und ist sehr übersichtlich.«

Vorteil Flexibilität

Die Vorteile des neuen digitalen Services summieren sich im Lauf einer Ausbildungsbetreuung wegen der größeren Flexibilität: Soll etwa die Ausbildungszeit verlängert oder verkürzt, unterbrochen oder die tägliche beziehungsweise wöchentliche Ausbildungszeit verändert werden, lässt sich leicht ein Änderungsvertrag erstellen.

Auch Adressänderungen, die vorzeitige Zulassung zur Abschlussprüfung und Wahlqualifikationen können festgelegt werden. Das gilt sogar für alle aktiven Ausbildungsverträge, nicht nur für die digital erstellten.

Die IHK-Portale rund um die Ausbildung

ASTA-Infocenter: Die Online-Ausbildungsverträge werden im ASTA-Infocenter verwaltet. Damit haben die Ausbildungsbetriebe immer und überall die Übersicht über sämtliche wichtigen Daten ihrer Azubis. Ob Informationen zum Ausbildungsvertrag oder zu Prüfungsanmeldung, -terminen sowie -ergebnissen – alles ist per Smartphone, Tablet oder PC abrufbar. Ein großer Vorteil dabei ist die Filterfunktion. So können Nutzer etwa nach Beruf, Ausbilder, Ausbildungsstätten oder Prüfungstermin sortieren. Zur Einrichtung des Accounts benötigen die Betriebe nur die Zugangsdaten, welche die IHK für München und Oberbayern peu à peu per Post an die Unternehmen verschickt. Die Aktivierung des ASTA-Infocenters ist dann mit wenigen Klicks möglich.

Azubi-Infocenter: Auszubildende können im Azubi-Infocenter alle wichtigen Daten wie zum Beispiel Prüfungstermine, -orte und -räume einsehen sowie das Berichtsheft und andere Nachweise hochladen. Außerdem finden sie Infos zur digitalen AzubiCard, die ihnen spezielle Rabatte zum Beispiel in Geschäften, Restaurants oder Sporteinrichtungen bietet. Alle Azubis, deren Verträge bei der IHK für München und Oberbayern registriert sind, erhalten ihren Aktivierungscode für das Infocenter automatisch per Post.

Online-Prüferportal: IHK-Prüfern steht das Online-Prüferportal als Informationsplattform zur Verfügung. Zudem können sie dort zum Beispiel Prüfungstermine zu- oder absagen sowie geleistete Prüfereinsätze direkt abrechnen – inklusive der automatischen Kilometerberechnung durch Klick auf den bereits im Voraus angelegten Arbeits- und Wohnort, mit einfacher Einreichung von Belegen per Foto oder Screenshot und mit einer schnellen Auszahlung.

Weitere Informationen auf der IHK-Webseite zum Online-Ausbildungsvertrag.

Digitale Kompetenzen für Ausbilder

Die IHK bietet ein praxisorientiertes Qualifizierungsprogramm für Ausbilder, die bei den Themen Digitalisierung und Nachhaltigkeit noch eher am Anfang stehen. Unter dem Motto »Nachhaltig handeln und Digitalisierung nutzen« wollen die kostenfreien eintägigen Seminare Orientierung geben und die Ausbilder dabei unterstützen, Strategien für den Ausbildungsalltag zu entwickeln. Die Seminare finden aktuell online statt und werden von der IHK Akademie München und Oberbayern organisiert.

Weitere Informationen und Anmeldung auf der IHK-Webseite zum Ausbilder-Qualifizierungsprogramm.