Risiko ernst nehmen

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Anfang 2020 sind neue Regeln zur Geldwäschebekämpfung in Kraft getreten. Erste Prüfungen zeigen, bei welchen Punkten Unternehmen noch unsicher in der Umsetzung sind.

Melanie Rübartsch, Ausgabe 09/20

Mit Geldwäsche will kein Unternehmen etwas zu tun haben. Doch die Maschen der Kriminellen werden immer trickreicher. »Die Betrüger fokussieren längst nicht mehr nur die Finanzbranche, sondern sind stets auf der Suche nach anderen, unauffälligeren Umgehungsmöglichkeiten«, sagt Andreas Haßlbeck von der Arbeitsgruppe Geldwäscheprävention der Regierung von Niederbayern, die auch in Oberbayern und München als Aufsichtsbehörde im sogenannten Nichtfinanzsektor zuständig ist. In den Fokus der Kriminellen sind damit schon lange auch die Immobilienbranche, der Kfz- oder der Edelmetallhandel geraten.

Ziel: Unternehmen helfen, sich vor Missbrauch zu schützen

Der Gesetzgeber versucht, zügig auf solche Entwicklungen zu reagieren. So sind im Januar neue Regeln in Kraft getreten, die unter anderem den Kreis derjenigen Unternehmen erweitern, die zur aktiven Mitwirkung bei der Geldwäscheprävention verpflichtet sind (siehe unten »Wichtige Neuerungen«). »Manche Unternehmer empfinden diese Pflichten als belastenden bürokratischen Aufwand«, weiß Haßlbeck aus seiner Praxis. Das Gegenteil aber sei der Fall: »Die Regeln sollen den Unternehmen helfen, sich selbst vor Missbrauch zu schützen.« Die Aufsichtsbehörde hat seit Inkrafttreten der Novelle bereits einige Prüfungen vor Ort vorgenommen (siehe unten, »So prüft die Behörde«). »Vieles haben die Unternehmer bereits sehr gut umgesetzt«, berichtet der Experte. Dennoch habe sich gezeigt, dass insbesondere in kleineren Firmen noch immer Unsicherheiten bestehen.

Beispiel Immobilienmakler: Wenn sie Kaufverträge über Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte oder Immobilien vermitteln, müssen sie ein Risikomanagementsystem einrichten, die Identität ihrer Kunden feststellen und die jeweilige Geschäftsbeziehung dokumentieren. Das betrifft seit Januar auch Makler, die Mietwohnungen mit monatlichen Kaltmieten von 10.000 Euro aufwärts vermitteln.

»An Mietverträgen über solche Objekte sind oft größere Gesellschaften im Ausland beteiligt. Das erschwert es den Maklern in der Praxis oft, die Identifikationspflichten zu erfüllen«, beobachtet Haßlbeck. Hintergrund: Bei juristischen Personen und Personengesellschaften sind der Firmenname, die Rechtsform, die Registernummer, der Sitz sowie die Anschrift der Gesellschaft, die Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans oder deren gesetzliche Vertreter zu erfassen.
Halten Personen oder Firmen über 25 Prozent an dem Unternehmen, sind auch diese wirtschaftlich Berechtigten von Interesse. Dazu müssen die Verpflichteten im Zweifel auch einen Blick in öffentliche Verzeichnisse wie das Handels- oder das Transparenzregister werfen. »Wir raten den Maklern in diesen Fällen, sich an ihre direkten Ansprechpartner in den Gesellschaften zu wenden und diese um die Beschaffung der Informationen zu bitten«, sagt Haßlbeck.

Wichtig: Beide Vertragsparteien identifizieren

Aufgefallen sei bei den Prüfungen zudem, dass viele Makler nicht daran denken, beide Vertragsparteien zu identifizieren. Dazu sind sie aber selbst dann verpflichtet, wenn sie nur von einer Partei engagiert sind. Ausnahme: Es gibt auf beiden Seiten jeweils einen Makler – dann muss dieser jeweils nur seinen Auftraggeber identifizieren. Bei natürlichen Personen reicht es, den Personalausweis oder Reisepass zu kopieren und zu den Vertragsakten zu legen. Mithilfe von speziellen Dokumentationsbögen (s. Kasten r.) können die Unternehmen zudem relativ unkompliziert alle für die Geldwäscheprävention zu klärenden Fragen zum jeweiligen Geschäft rechtssicher festhalten. »Diese Bögen sollte jedes betroffene Unternehmen vorrätig haben und sofort ausfüllen«, rät der Experte.

Unterschiedliche Anforderungen

Kfz-Händler sind zur Geldwäscheprävention verpflichtet, sobald sie Bargeschäfte ab 10.000 Euro aufwärts tätigen, Edelmetallhändler sogar bereits bei Bargeschäften ab 2.000 Euro. »Einige Geschäftsinhaber mussten wir jetzt nochmals daran erinnern, dass nicht nur der Verkauf von Waren erfasst ist, sondern auch der eigene Ankauf«, sagt der Prüfer.

Generell haben die Kontrolleure zudem festgestellt, dass insbesondere Einzelunternehmer oft noch Schwierigkeiten haben, die erforderliche Risikoanalyse zu erstellen. Hier gilt es, anhand der Kundenstruktur, der Vertriebswege, der Angebotspalette und des Standorts des Unternehmens zu bewerten, wie hoch das konkrete Risiko ist, von Geldwäschern missbraucht zu werden. So ist die Gefahr etwa bei einem anonymen Onlineverkauf generell höher als bei einem rein stationären Vertrieb mit vielen Stammkunden. Auf Basis der individuellen Analyse müssen die Unternehmen dann entsprechende Vorsichtsmaßnahmen ergreifen und diese dokumentieren. Dazu gehören etwa Mitarbeiterschulungen, ein Geldwäschehandbuch oder – bei größeren Betrieben – ein Geldwäschebeauftragter.

IHK-Service: Wichtige Neuerungen in Kürze

• Transparenzregister: Das beim Bundesanzeiger-Verlag geführte Verzeichnis enthält Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten eines Unternehmens. Das sind die Personen, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle die jeweiligen Gesellschaften stehen, sowie alle, die mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile halten oder auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben.
  Einsicht nehmen können seit Januar 2020 nicht nur Behörden oder Firmen mit Geschäftsbeziehungen zu den gemeldeten Personen, sondern auch die breite Öffentlichkeit.
• Verpflichtete: Seit Januar 2020 müssen unter anderem Finanzanlagenvermittler, Mietimmobilienmakler und Kunstlagerhalter ihre Kunden identifizieren, Dokumentationsbögen ausfüllen und ein erhöhtes Risikomanagement betreiben, wenn sie Transaktionen von mehr als 10.000 Euro abwickeln. Güterhändler sind betroffen, wenn sie Bargeschäfte von 10.000 Euro tätigen. Bei Edelmetallhändlern gilt seit Januar ein Schwellenwert von 2.000 Euro.

So prüft die Behörde

• Die Behördenvertreter der Regierung von Niederbayern überprüfen, ob Unternehmen den Identifizierungs- und Dokumentationspflichten nachkommen und eine Risikoanalyse existiert. In etwa zwei Dritteln der Fälle erscheinen die Prüfer vor Ort, bei einem Drittel erfolgt das Verfahren schriftlich. Die Prüfer kündigen sich etwa zwei bis drei Wochen vorher an.
• Bei ersten Prüfungen machen sich Kontrolleure meist zunächst ein allgemeines Bild und geben Hinweise bei etwaigen Problemen. Zeigt sich bei erneuten Prüfungen, dass Händler oder Makler ihre Pflichten vernachlässigen, kommen auch Ordnungswidrigkeitsverfahren ins Spiel. Die Geldbußen können selbst bei weniger schwerwiegenden Verstößen auf bis zu 150.000 Euro ansteigen.
• Merkblätter, Dokumentationsbögen und Formulare zur Meldung von Verdachtsfällen gibt es hier.